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Information für unsere Vereinsmitglieder zum Thema Datenschutz im Verein
Mit dieser Richtlinie, die der geschäftsführende Vorstand am 31.05.2023 auf der Grundlage von § 26 Vereinssatzung i.d.F.v. 25.02.2023 beschlossen hat, erhalten die Mitglieder des Vereins einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein. Der Verein kommt damit seinen Informationspflichten gegenüber seinen Mitgliedern nach (Art. 13, 14 DSGVO). Ferner soll dargelegt werden, warum der Verein welche Daten erhebt und welche Rechte den Mitgliedern in diesem Zusammenhang zustehen.
1. Verantwortlichkeit des Vereins und Ansprechpartner
Der TSV Gägelow e.V. ist auf der Grundlage der EU-Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend: DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Verein.
Fragen sind grundsätzlich an den geschäftsführenden Vorstand des Vereins zu richten.
Ansprechpartner im Vorstand ist der 1. Vorsitzende des Vereins.
2. Grundlage für die Verbreitung von Daten im Verein
Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Erfüllung der Aufgaben des TSV Gägelow e.V. und der sich daraus ergebenden Pflichten und Aufgaben erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im TSV Gägelow e.V. beruht vorrangig auf der Grundlage der Satzung und dieser Datenschutzrichtlinie und im Einzelfall auf der von den Betroffenen erteilten Einwilligung.
Den Regelungen der Satzung haben sich die Mitglieder mit ihrem Beitritt in den Verein unterworfen.
3. Welche Quellen und Daten nutzt der Verein?
Der Verein verarbeitet nur personenbezogene Daten, die er im Rahmen der Mitgliedschaft von den Mitgliedern erhalten hat.
Zudem verarbeitet der Verein – soweit dies im Rahmen der Erfüllung der Mitgliedschaft erforderlich ist – personenbezogene Daten, die er von Dritten zulässigerweise erhalten hat. (z.B. Behörden, Ämter, Verbände oder Versicherungen)
4. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein
Der TSV Gägelow e.V. erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten der Mitglieder zur Erfüllung seines Vereinszweck und im Rahmen der Mitgliedschaft, um seine Aufgaben umfassend wahrnehmen zu können (z.B. Einladungen zu Versammlungen, Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Organisation des Spiel- und Sportbetriebs auch mit Verbänden).
Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage an andere öffentliche Stellen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen oder an private Personen, die ein berechtigtes Interesse an der Verwendung dieser Daten darlegen.
Der TSV Gägelow e.V. leitet personenbezogene Daten der Mitglieder zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier und Spielbetrieb der Fachverbände an diese weiter.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten der Mitglieder im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Homepage des Vereins, in Auftritten des Vereins in sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.
Der TSV Gägelow e.V. erhebt und verarbeitet folgende Daten von seinen Mitgliedern:
a) Daten für die Mitgliederverwaltung und Kontaktaufnahme
– Name, Vorname
– Adresse
– Geburtsdatum
– E-Mail-Adresse
– Telefonnummer
b) Daten für die Beitragserhebung
– Bankverbindung
c) Daten zur Meldung an Fachverbände im Rahmen des Spiel- und Wettkampfbetriebes
– Geschlecht
– Passbild
d) Daten und Bilder für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins
– Foto
5. Werden Daten der Mitglieder an Dritte weitergegeben?
a) Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb der
Fachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte,
eines Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen
Fachverband weitergegeben. Gleiches gilt für Daten der Mitglieder während der
Wettkämpfe oder eines Spiels.
b) Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des
Beitragseinzug an die Hausbank des Vereins, an die VR Bank Mecklenburg e.G.,
weitergeleitet.
6. Wie verarbeitet der Verein diese Daten?
Die personenbezogenen Daten der Mitglieder des Vereins werden durch den Verein in folgenden Programmen und Datenbanken gespeichert:
a) Linear Vereinsverwaltung (Mitgliederverwaltung & Buchhaltung)
b) Star Money (Bankprogramm)
7. Wer erhält Zugriff auf Daten der Mitglieder?
Innerhalb des Vereins erhalten diejenigen Personen Zugriff auf die Daten der Mitglieder, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten benötigen, also mit der vertraglichen Abwicklung betraut sind. In diesen Zusammenhang können das auch vom Verein eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen sein (z.B. Übungsleiter und Betreuer).
Soweit der Verein Daten der Mitglieder an Empfänger außerhalb des Vereins weitergibt, erfolgt dies ausschließlich zur Erfüllung der Vertragspflichten im Rahmen des Satzungszwecks, aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder ausdrücklich erteilten Einwilligung des Mitglieds.
Zur Erfüllung unserer Vertragspflichten arbeitet der Verein u.a. mit folgenden Stellen zusammen:
a) Landessportbund Mecklenburg-Vorpommern e.V.
b) KreisSportBund Nordwestmecklenburg
c) Tischtennisverband Mecklenburg-Vorpommern
d) Tischtenniskreisverband Nordwestmecklenburg
e) Volleyballverband Mecklenburg-Vorpommern
f ) Turnfachverband Mecklenburg-Vorpommern
d) Landkreis NWM
8. Löschung und Übertragung der Daten
Personenbezogene Daten der Mitglieder und Mitarbeiter müssen durch den Verein solange gespeichert werden, wie sie für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Sofern keine besonderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind.
Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit der Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gemäß den zeitlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Bestimmte Daten werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Daten Vorname, Name, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ergebnisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.
Alle anderen Daten (z.B. Bankverbindung) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
9. Übertragung von Daten
a) Wenn ein Mitglied zu einem anderen Verein wechselt, können die Daten auf Antrag
des Mitglieds dorthin übertragen werden.
b) Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen
Wirtschaftsraumes – EWR) findet durch den Verein nicht statt.
10. Rechte der Mitglieder
Die Mitglieder des TSV Gägelow e.V. haben nach der EU-DatenschutzgrundVO verschiedenen Rechte gegenüber dem Verein. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus den Art. 15 – 18 und 21.
So steht jedem Mitglied ein Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf eine eingeschränkte Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu.
Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung des Mitglieds, so kann dieses seine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgte Datenverarbeitung bleibt rechtmäßig.
Des Weiteren steht jedem Mitglied das Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.
Anfragen von Mitgliedern werden vom Verein grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet.
11. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht
Sollten Bedenken von Mitgliedern nicht ausgeräumt werden können, kann sich dieses an den für den TSV Gägelow e.V. zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für Datenschutz
und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Schloss Schwerin
Lennéstraße 1
19053 Schwerin
wenden.
Dort kann auch Beschwerde gegen den Verein eingereicht werden.